IMS – تشریح الزامات و مستندسازی الگوی سيستم مديريت يكپارچه

Integrated Management System (IMS) سیستم مدیریت یکپارچه،  تمام اجزای یک کسب و کار را به صورت یک سیستم واحد در می آورد تا فرآیند مدیریت و اجرای عملیات های سازمانی را ساده تر سازد.

IMS ، ترکیبی از استانداردهای سیستم مدیریت چندگانه که در سازمان آن ثبت شده است، میباشد. سیستم های مدیریتی از طریق یک سیستم با فرایندهایی که نیازهای هر استاندارد را پوشش می دهند، توسعه یافته، اجرا و نگهداری می شوند.

سیستم های مدیریت کیفیت (QMS)، مدیریت محیط زیست (EMS) و مدیریت ایمنی (OHS) بصورت یک سیستم واحد درآمده و در قالب مدیریت سیستم یکپارچه یا همان IMS مدیریت می شوند.

IMS یک سازمان را قادر می سازد تا با اتخاذ رویکرد فرآیند، مانع از اندازه گیری و ارزیابی اثربخشی آن در دستیابی به اهداف خود شود. رویکرد فرآیند به مدیران ارشد اجازه می دهد تا به تمام عناصری از سیستم مدیریت به جای نگاه کردن به استانداردها، مقررات، فعالیت ها یا الزامات فردی به طور جداگانه رفتار کنند.

طبق استاندارد  ISO، “یک سیستم مدیریتی توصیف مجموعه ای از رویه هایی است که سازمان باید به منظور رسیدن به اهدافش پیگیری کند

تراز ساختاری بالا در سطح استانداردهای ISO، ادغام چندین سیستم مدیریت را تسهیل می کند.

سري‌هاي ISO شامل استانداردهايي براي سيستمهاي مديريت زيست محيطي، مميزي زيست محيطي، ارزيابي عملكردهاي زيست محيطي, برآورد چرخة حيات و استانداردهاي جنبه‌هاي زيست‌محيطي محصولات مي‌باشد. اين استانداردها در كنار هم پيكربندي براي پياده‌سازي در سيستم EMS فراهم مي‌سازد.

•    استاندارد  ISO 14001يك مدل EMS را بر مبناي اصولي كه در ISO 14004 مطرح شده است را فراهم مي‌نمايد.
•    ISO 14010شامل راهنمايي‌ها و اصولي براي مميزي مي‌باشد.
•    ISO 14011 يك پيكربندي كلي براي هدايت مميزي‌هاي EMS را فراهم مي‌سازد.
•    ISO 14012راهنمايي‌هايي را براي محدوده صلاحيت قدرت‌هاي فردي زيست محيطي مطرح مينمايد.

به استاندارد هايي که مرتبط با مديريت داوطلبانه در صنايع شيميايي مي باشد،” Responsible Care” گفته مي‌شود.اين استاندارد ها از نظر مفهومي مشابه استانداردهاي كيفيت مانند ISO 9000و  ISO 14000مي‌باشند.

به عنوان مثال مي توان به سري‌هاي OHSAS مي توان اشاره نمود. اين سري از استاندارد ها كه شامل دو گروه  ISO 18001 و  ISO 18002مي باشند در آوريل ١٩٩٩ توسط انجمن استاندارد سازي انگلستان BSIمنتشر شد.

OHSAS 18001 بر مبناي فرمت ISO14001 تهيه شده است و شامل دستورالعمل هايي جهت پياده سازي يك سيستم مديريت براي حذف يا كاهش ريسك براي كارمندان و ديگرافراد مي باشد. OHSAS 18002  شامل جزئيات بيشتري بوده و شامل راهنمايي هايي براي پياده سازي OHSAS 18001 مي باشد.

اخيرا انجمن بين المللي صنايع شيميايي ICCA اقدام به ارتقائ سطح اين گونه استاندارد ها نموده است.

برای مثال در یک سیستم مدیریت یکپارچه، فرآیندهای مورد نیاز در هر استاندارد برای کنترل اسناد، ممیزی داخلی، برخورد با عدم انطباقها، اقدامات اصلاحی یا بازبینی مدیریت می تواند به اشتراک گذاشته شود تا الزامات هراستاندارد بدون تلاش تکثیر شود.

یک سیستم مدیریت یکپارچه، ISO 9001، استاندارد سیستم مدیریت کیفیت ؛ و ISO 14001، استاندارد سیستم مدیریت محیط زیست، از سازمان بین المللی استاندارد سازی (ISO)؛ و OHSAS 18001، مشخصات بهداشتی و ایمنی شغلی، را مدیریت می کند.

برنامه ریزی و توسعه IMS باید شامل شناسایی خطرات و فرصت هایی است که می تواند بر سازمان تاثیر بگذارد، از جمله خطرات کسب و کار و کیفیت آن، علاوه بر موارد مرتبط با تعهدات بهداشتی و ایمنی و محیط زیست. بعضی از مناطق ممکن است راحت تر از دیگران ادغام شوند، و به همین ترتیب، سیستم ها ممکن است به طور کامل یکپارچه شوند.

در اغلب شركتها مديريت HSEQ به صورت جداگانه انجام مي‌شود واين شايد به خاطر گواهينامههاي بين‌المللي جداگانه براي سيستم مديريت محيط زيست ISO 14001 و سيستم مديريت كيفيت ISO 9001 باشد. مي‌توان مثال‌هايي از فعاليتهاي سيستمهاي مديريتي موازي ارائه نمود. براي مثال:

•    برنامه‌هاي آموزش جداگانه: آموزش سلامت و ايمني جداي از آموزشهاي زيست محيطي و كيفيتي انجام ميشود.
•    مميزي جداگانه: يك مميزي كيفيت در اين هفته انجام شده و هفته آينده يك مميزي زيست محيطي انجام ميشود.
•    سيستم‌هاي مستندسازي جداگانه : بعضي از شركتها داراي سيستم‌هاي مستندسازي جداگانه اي مي‌باشند كه هر كدام نياز به كنترل جداگانه داشته و در برخي موارد به روز كردن يكي مستلزم به روز كردن اسناد ديگر است.

مزاياي يكپارچگي IMS :

سيستمهاي مديريت جداگانه در يك سازمان ميتوانند به آساني سبب سردرگمي و پيچيدگي براي كاركنان شود براي مثال:انتخاب فرآيند مناسب درشرايط متفاوت.

         اگر لازم باشد در كل سيستم تغييراتي ايجاد شود مي توان بدين وسيله تضادهاي احتمالي بين جنبههاي ايمني، سلامت، محيط زيست و كيفيت را كاهش داد.

•    افزايش بازدهي سيستمهاي مديريتي با تركيب آنها بهواسطه كاهش هزينه‌ها و حذف موارد اضافي
•    اطمينان به مديريت در مشخص كردن ريسكها و روشهاي كنترل و كاهش آنها
•    اخذ و رعايت استانداردهاي موجود در ارتباط با پروژه در تمامي مراحل بهداشت، ايمني و محيط زيست
•    افزايش اطمينان پرسنل از كاهش و كنترل خطرات بالقوه و بالفعل موجود در پروژه و اثرات سوء آنها